Política antisoborno y anticorrupción
1. Declaración de política
Eskan Electronics Limited cumple, y exige que toda persona que actúe por cuenta o en nombre de Eskan cumpla, la Bribery Act 2010 del Reino Unido y toda la legislación antisoborno y anticorrupción aplicable.
Eskan realiza sus actividades con honestidad, equidad e integridad. Mantenemos una política de tolerancia cero frente al soborno y la corrupción y procedimientos proporcionados, basados en el riesgo, para prevenirlos. La presión comercial, las costumbres locales, una desventaja competitiva o una instrucción nunca justifican un soborno.
2. Objeto
Esta política establece las normas para prevenir, identificar y comunicar el soborno y la corrupción. Apoya el deber legal de Eskan de impedir sobornos cometidos por personas vinculadas a la empresa y debe leerse junto con los contratos, controles financieros, procedimientos de compras, registros de regalos y hospitalidad y mecanismos internos de denuncia o disciplina aplicables.
3. Alcance
Se aplica mundialmente a todos los administradores, directivos, empleados, trabajadores y personal temporal de Eskan. También se aplica, en relación con sus actividades para Eskan, a agentes, consultores, contratistas, distribuidores, representantes, intermediarios, proveedores, socios de empresas conjuntas y cualquier persona u organización que preste servicios por cuenta o en nombre de Eskan (conjuntamente, las Personas vinculadas).
Las Personas vinculadas deben cumplir la legislación antisoborno aplicable y requisitos contractuales equivalentes. Si la ley local es más estricta, prevalece la norma más estricta.
4. Significado de soborno y corrupción
Un soborno es una ventaja económica o de otro tipo que se ofrece, promete, entrega, solicita, acuerda, recibe o acepta para inducir o recompensar un desempeño indebido, influir indebidamente en una decisión u obtener una ventaja empresarial o personal indebida. Puede incluir dinero, regalos, hospitalidad, viajes, empleo, descuentos, comisiones, donaciones, favores, información confidencial o cualquier cosa de valor.
La corrupción es el abuso de un poder confiado para beneficio privado. El soborno puede ser directo, indirecto o canalizarse mediante un tercero. No es necesario que se pague ni que tenga éxito: la oferta, promesa, solicitud o acuerdo puede constituir por sí mismo una infracción.
La Bribery Act 2010 contempla delitos por sobornar a otra persona, recibir un soborno, sobornar a un funcionario público extranjero y no impedir que una persona vinculada soborne en beneficio de una organización mercantil.
5. Conductas prohibidas
Nunca debe, directa o indirectamente:
- ofrecer, prometer, autorizar o entregar un soborno;
- solicitar, acordar recibir o aceptar un soborno;
- sobornar a un funcionario público para influir en sus funciones u obtener negocio o ventaja;
- realizar o permitir pagos de facilitación o comisiones ilícitas;
- utilizar a un tercero para realizar algo prohibido por esta política;
- crear registros falsos, engañosos, incompletos o extracontables u ocultar pagos indebidos; ni
- amenazar o tomar represalias contra quien rechace un soborno o comunique de buena fe una inquietud.
6. Pagos de facilitación, extorsión y seguridad personal
Los pagos de facilitación —pagos pequeños o no oficiales para asegurar o acelerar una actuación pública rutinaria— están prohibidos, aunque sean habituales localmente. Las comisiones ilícitas también están prohibidas.
Si le exigen un pago y duda de su legitimidad, rechácelo cuando sea seguro, solicite explicación oficial por escrito y recibo, y pida orientación. Si considera razonablemente que existe un riesgo inmediato para la salud o seguridad de alguien, no ponga a nadie en peligro. Todo pago realizado bajo coacción debe comunicarse a un administrador tan pronto como sea seguro y registrarse con exactitud.
7. Regalos, hospitalidad, viajes y gastos
La hospitalidad o promoción razonable, proporcionada y de buena fe puede permitirse cuando tenga un fin empresarial legítimo, sea transparente, esté permitida por las reglas del destinatario y la ley local y no pueda interpretarse razonablemente como influencia indebida.
Los regalos u hospitalidad nunca deben:
- consistir en efectivo o equivalentes;
- ofrecerse o aceptarse a cambio de un favor o ventaja;
- ser excesivos, secretos, frecuentes o coincidir con una licitación, licencia, inspección o decisión;
- comprometer, o aparentar comprometer, el criterio independiente; ni
- afectar a un funcionario público sin aprobación previa de un administrador y la autorización que exija la organización del funcionario.
Deben aprobarse y anotarse en el registro aplicable conforme a los límites internos de Eskan. En caso de duda, obtenga aprobación escrita previa.
8. Contribuciones políticas y benéficas y patrocinios
Eskan no realiza contribuciones políticas para obtener ventajas empresariales. Las donaciones, ayudas comunitarias y patrocinios deben ser lícitos, transparentes, debidamente autorizados, destinados a una organización auténtica y nunca encubrir un soborno. Se requiere diligencia debida proporcionada y documentación exacta.
9. Funcionarios públicos
La relación con funcionarios públicos presenta un riesgo mayor. El concepto incluye cargos electos o designados, empleados públicos, personal militar y policial, empleados de entidades controladas por el Estado, funcionarios de organismos públicos internacionales, candidatos políticos y quienes actúan oficialmente. Antes de entregar cualquier cosa de valor relacionada con un funcionario se exige especial cautela, aprobación previa y diligencia debida documentada.
10. Terceros y diligencia debida
Eskan aplica diligencia debida proporcionada y basada en el riesgo antes de designar y mientras trabaja con Personas vinculadas. El nivel depende del país, servicio, cliente, contacto con administraciones, remuneración, titularidad, reputación y uso de intermediarios.
Toda contratación debe responder a una necesidad legítima, tener alcance documentado y condiciones económicas comercialmente razonables. Las relaciones de mayor riesgo deben incluir compromisos antisoborno escritos, derechos de auditoría o información cuando sean proporcionados y derechos de terminación. Ningún pago podrá dirigirse a un tercero no explicado, una cuenta personal, una jurisdicción inusual o realizarse contra el contrato sin revisión y aprobación documentadas.
11. Conflictos de intereses
Los conflictos reales, potenciales o aparentes deben comunicarse de inmediato, incluidas relaciones personales, familiares o económicas con clientes, proveedores, intermediarios, competidores o funcionarios. El conflicto debe gestionarse y registrarse; la mera comunicación no autoriza una operación.
12. Libros, registros y controles
Toda operación, gasto, comisión, descuento, regalo, hospitalidad, donación y patrocinio debe registrarse completa, exacta y puntualmente. Los justificantes deben describir el verdadero objeto y destinatario. Se prohíben cuentas secretas, descripciones falsas y fondos no registrados. Todos deben colaborar con los controles, auditorías y solicitudes razonables de información.
13. Evaluación de riesgos, formación y comunicación
Eskan evalúa periódicamente el riesgo de soborno y adapta los controles a la naturaleza, escala y ubicación de sus actividades. El personal pertinente recibe comunicación o formación proporcionada. Los responsables deben promover esta política, actuar éticamente y asegurar que sus equipos sepan solicitar orientación y comunicar inquietudes. Las Personas vinculadas pertinentes serán informadas de estas normas.
14. Responsabilidades
El Consejo de Administración asume la responsabilidad general de esta política y el compromiso de alto nivel con la prevención. La dirección responde de su implantación, evaluación de riesgos y supervisión. Toda persona incluida debe leer, comprender y cumplir la política, completar la formación exigida, mantener registros exactos, reconocer señales de alerta y comunicar inquietudes sin demora.
15. Asesoramiento y comunicación de inquietudes
Plantee cuanto antes preguntas, solicitudes de aprobación, posibles infracciones, intentos de soborno o señales de alerta a su responsable o a un administrador de Eskan. También puede escribir a info@eskan.com o enviar una comunicación confidencial al domicilio social, a la atención del Consejo de Administración.
Las comunicaciones deben hacerse de buena fe y podrán tratarse confidencialmente cuando sea posible. Eskan prohíbe represalias contra quien se niegue a participar en un soborno o comunique una inquietud auténtica, aunque no llegue a confirmarse. Las acusaciones deliberadamente falsas o maliciosas podrán tratarse conforme a los procedimientos aplicables.
16. Investigación y respuesta
Eskan evaluará y, cuando proceda, investigará las inquietudes de forma justa y proporcionada. El personal y las Personas vinculadas deben conservar los registros y colaborar. Eskan podrá suspender una operación, pago o relación mientras examina el asunto, obtener asesoramiento jurídico, informar a una autoridad o colaborar con las fuerzas del orden cuando proceda o sea obligatorio.
17. Incumplimientos
Un incumplimiento puede originar medidas disciplinarias, incluido el despido, con sujeción a la legislación laboral. Eskan podrá terminar contratos o relaciones, reclamar pérdidas y remitir posibles delitos a las autoridades. Las personas y organizaciones pueden además afrontar sanciones penales con independencia de las medidas de Eskan.
18. Supervisión y revisión
El Consejo revisará esta política al menos anualmente y tras cambios legales, organizativos o de riesgo sustanciales, incidentes importantes, fallos de control o conclusiones de auditoría. Los controles se comprobarán y mejorarán cuando sea necesario. Esta política exige aplicación práctica y no sustituye una implantación basada en riesgos.
19. Control documental y aprobación
Esta es la versión pública vigente. El Consejo debe registrar su aprobación formal, conservar la copia controlada firmada o aprobada, fijar límites internos y registros y comunicar los detalles operativos al personal pertinente. Las copias impresas o descargadas pueden quedar obsoletas; debe consultarse la versión vigente del Sitio web.